On le sait, les écarts de stock sont la véritable bête noire de toute entreprise. La planification, la logistique, les ventes ou encore la finance peuvent être lourdement impactées par ces erreurs.
Une sous-estimation des références stockées au sein d’un entrepôt peut conduire à une rupture de stock et à une incapacité à répondre à la demande client dans les délais. A l’inverse, une surestimation des quantités peut conduire à un non-écoulement des marchandises, leur obsolescence, des achats superflus ou encore une surconsommation d’espace de stockage.
Mais comment expliquer les écarts de stock ? Cet article détaille les principales causes d’écarts en partant d’une échelle macro pour descendre à un niveau plus opérationnel. Pour chacune de ces causes, nous vous proposons des solutions à mettre en place afin de prévenir et de limiter au maximum les écarts.
1 . Le manque d’organisation de l’espace de stockage
L’implantation et l’organisation de l’entrepôt sont la clé de la performance logistique car elles impactent directement les équipes opérationnelles. Un entrepôt mal rangé c’est un entrepôt au sein duquel les erreurs humaines vont se démultiplier. Le manque d’organisation se traduit par une mauvaise délimitation des zones d’activité, une signalétique absente, des emplacements de stockage non étiquetés, ou encore des allées de picking encombrées.
Quelques idées pour y pallier :
- Dimensionnement de l’entrepôt: un entrepôt doit avant tout être correctement dimensionné pour absorber l’activité de l’entreprise et ses variations éventuelles. En cas de surcharge, la capacité peut être augmentée grâce à des rayonnages optimisés et adaptés aux produits (ex : rayonnages en hauteur, mezzanine, etc.). Si cela ne suffit pas à absorber la croissance ou les pics d’activité, la location temporaire d’une plateforme de débord est à considérer. De plus grande ampleur, la conduite d’un schéma directeur logistique peut-être envisagé pour revoir l’organisation des sites de stockage.
- Organisation de l’entrepôt: les principales zones d’activité (réception, stockage, préparation et expédition) doivent être optimisées et organisées selon la logique du flux pour dissocier et fluidifier les différentes opérations réalisées. Des zones dédiées aux activités non standards (contrôle qualité, quarantaine, cross-docking, etc.) doivent également être identifiables et ordonnées.
- Management visuel: l’usage de signalétique colorée et de panneaux d’affichage permet de faire ressortir le zonage de l’entrepôt et d’écarter doutes et confusions. Sur la zone d’expédition par exemple, nous recommandons de délimiter les espaces dédiés aux palettes en attente d’expédition avec du marquage au sol et de numéroter les quais de chargement pour éviter qu’une palette ne soit chargée dans le mauvais camion. Chaque outil ou produit, qu’il s’agisse d’engins de manutention, de consommables ou de produits finis, doit avoir une place définie et identifiable. Sur les étagères et palletiers, chaque emplacement de stockage est à étiqueter avec sa codification et un code-barre associé.
Pour aller plus loin sur ce sujet, voir notre article « Optimisation de stocks en surfaces contraintes : quelles solutions pour maximiser son niveau de service ? »
2 . Le manque de fiabilité des données
Loin d’être négligeable, la base article est un élément clé de la gestion de stock. Une incohérence de dénomination ou d’unité de manutention entre un produit physique et sa fiche article informatique est source de confusion sur le terrain. Par exemple, si votre base de données considère qu’un code article correspond à une bouteille de vin de 75cl, mais qu’en réalité le produit est conditionné en caisse de 6 bouteilles, l’opérateur prélèvera la caisse.
Quelques idées pour y pallier :
- Gestion informatisée : la première condition pour fiabiliser vos données est de proscrire tout usage du papier ou autre méthode de comptage « dégradée ». Les logiciels de gestion d’entrepôt (WMS) et leur éventail de fonctionnalités (radiofréquence, voice picking, etc.) vous donnent toutes les cartes en main pour sécuriser et tracer vos opérations quotidiennes.
- Unité de conditionnement : les unités de conditionnement ou de consommation doivent être homogènes entre les systèmes (ERP, WMS, TMS, etc.). Par exemple pour du câble pouvant être référencé en rouleau, m² ou mètre linéaire, il est indispensable d’utiliser une conversion entendable par les personnes manipulant le produit. Pour les entrepôts d’usine fonctionnant avec des consommations sur nomenclature, les quantités non entières sont source d’erreur, il convient de passer ces références en consommation réelle ou sur Kanban en sortie d’entrepôt.
- Vérification des EDI : la bonne transmission d’information entre les systèmes est indispensable, une vérification du mapping et de la cohérence entre les unités utilisées par chaque système informatique permettra de corriger les divergences éventuelles.
- Gestion des nouveaux entrants : tout nouveau produit doit être accompagné d’une fiche article, généralement créée par les Achats ou la R&D sans avoir le produit sous les yeux. Un blocage de la réception peut être paramétré dans votre WMS pour rendre obligatoire le contrôle et la validation des données logistiques (dimensions, poids, etc.)
- Audit informatique : un contrôle ponctuel des bases de données ainsi qu’un audit des nomenclatures, en particulier suite à la création de nouveaux produits, viendront réduire le risque d’incohérence. En cas de constat d’erreurs importantes, un chantier plus long terme devra être mené avec les équipes responsables de la base article et de sa mise à jour pour repartir d’une base exploitable.
- Encadrement & formation: la formation des opérateurs sur les caractéristiques des produits et leur nomenclature permet d’assurer la cohérence entre le comptage physique et la saisie informatique. Les équipes encadrantes doivent porter attention à la transmission des savoirs, en particulier lors des renforcements d’équipe saisonniers.
3. Les problèmes fournisseur
Les écarts peuvent aussi être causés par des erreurs commises au niveau du fournisseur (produits mal étiquetés, pièces manquantes dans un lot, etc.) qui ont tendance à passer outre la vigilance des opérateurs en réception.
Quelques idées pour y pallier :
- Contrôle à la réception : en plus du contrôle standard des colis à réception (intégrité, quantités, etc.) vous pouvez introduire un second niveau centré sur les produits sensibles et les fournisseurs à risque. L’application de la norme AQL (norme de niveau de qualité acceptable) permet de dimensionner l’échantillon de produits à tester pour déterminer si le lot est acceptable.
Le contrôle visuel peut être automatisé grâce à des caméras de lecture ou des portiques RFID qui permettent la reconnaissance automatique des étiquettes sur les colis. L’outil communique avec le WMS qui fait le lien avec les données logistiques pour compter les unités.
- Contrôle pondéral : l’utilisation de balances, pèses-palettes ou crochets peseurs sur la zone de réception permet également de s’assurer de la conformité d’une livraison.
- Notification de changement : une obligation d’alerte en cas de modification d’un conditionnement peut être intégrée au contrat fournisseur afin de mettre à jour votre base de données en amont de la réception. En cas de changement dans la nomenclature du produit, un système de version avec un code spécifique peut être appliqué pour différencier les produits.
- Suivi des litiges: toutes ces erreurs inhérentes au fournisseur doivent faire l’objet d’une réclamation et d’un suivi dans une optique de fiabilisation des livraisons futures.
4. Les erreurs humaines
Les erreurs humaines découlent de l’ensemble des causes évoquées et peuvent être variées : confusion lors du prélèvement d’une référence, erreur de préparation, rangement sur un mauvais emplacement, erreur de comptage, etc.
Quelques idées pour y pallier :
- Organisation du picking : en complément des indications et des consignes visuelles nous préconisons d’éviter de positionner deux références à l’aspect similaire sur des emplacements voisins pour éviter les confusions.
Pour les petits colis, un dispositif « pick-to-light » illuminant l’emplacement à prélever et affichant la quantité nécessaire peut être d’une bonne aide.
- Contrôle de la préparation: comme pour la réception, une pesée de vérification peut être effectuée tout comme un recomptage précis par vague de colis en attente.
Gestion des retours : les entrepôts qui réceptionnent des retours produit depuis les clients finaux doivent accroître leur vigilance. Un contrôle systématique colis par colis doit être effectué, il est indispensable d’investir du temps sur cette étape.
5. Les pertes
Inhérentes à la vie d’un entrepôt, les pertes produit peuvent être liées à différents aléas : casse, vol, mauvaise gestion des péremptions, manque de formation des équipes, empilement des produits, variations de température, etc.
Quelques idées pour y pallier :
- Méthode de gestion des stocks : votre méthode de gestion des stocks doit être adaptée à la nature de vos produits. Une entreprise distribuant des produits périssables doit s’assurer de respecter les règles du FEFO (First Expired First Out) en expédiant en priorité les produits proches de la péremption. Vous pouvez vous appuyer sur votre WMS pour identifier l’emplacement optimal pour ces produits prioritaires. Dans la grande distribution, une revente des produits à date courte à des grossistes hors du circuit classique peut-être envisagée en dernier recours.
- Inventaires tournants : en plus de l’inventaire comptable annuel la conduite régulière d’inventaires tournants sur les zones de picking (où sont créés 90% des écarts) ainsi que sur les emplacements vides est vivement recommandée.
- Sécurité & surveillance: le renforcement des droits d’accès aux zones de stockage, l’installation de cellules grillagées ou encore d’un système de surveillance sont des leviers efficaces pour lutter contre les pertes inexpliquées. L’accès à l’entrepôt doit être réservé au seul personnel habilité et les collaborateurs internes ou prestataires externes ne doivent pas y accéder sans accompagnement et raison valable.
Conclusion
Les solutions pour améliorer la gestion des stocks sont donc nombreuses. Leur mise en application progressive permet de créer un cercle vertueux et d’améliorer progressivement la performance de vos opérations. Chez Citwell, nous pouvons vous accompagner dans cette démarche d’amélioration, en allant de la phase de diagnostic jusqu’à la mise en œuvre opérationnelle.
Claire-Sophie RAMONT, Consultante, et Maxence CHRETIEN, Manager, Groupe Citwell
