Créés pour réagir à des évolutions du business puis pérennisés par défaut, les fichiers Excel sont partout en entreprise. Ils permettent d’appliquer les processus complexes que les systèmes d’information en place n’arrivent plus à suivre. Sans garantie de stabilité et de maintenance, ils deviennent alors des zones à risque sur les processus qu’ils desservent et nécessitent des études approfondies pour requalifier leur valeur ajoutée et les intégrer dans des outils standards plus agiles.
Des fichiers en extension des outils et systèmes d’information standards
Un exercice simple permet à une entreprise de constater chez elle l’invasion de ces fichiers Excel :
1. Demandez d’abord au top management de dessiner – grosse maille – les principaux processus et les outils associés. Vous obtiendrez normalement la vision claire de l’activité, de l’ERP et des différents outils standards.
2. Demandez ensuite au middle management – en toute franchise – de vous compléter le schéma en y ajoutant les processus détaillés et les outils opérationnels. Ce dernier devrait alors y ajouter les différents fichiers Excel qui « en appuyant sur la macro » pilotent réellement l’activité de l’entreprise, en extension des outils standards du schéma.
3. Enfin, allez voir l’opérationnel pour lui demander de valider ce fonctionnement quotidien. Il n’est pas improbable d’y apprendre alors l’existence d’autres fichiers Excel, uniques à chaque utilisateur, car « ni l’outil standard ni le fichier Excel « officiel » ne permettent de travailler comme il le faut ».
Ce constat ne devrait pas vous avoir étonné. En effet, les processus et les environnements ont évolué et se sont complexifiés plus vite que les outils standards ne pouvaient répondre. À leur création, le fonctionnement des ERP était basé sur des hypothèses de systèmes linéaires, dont les données d’entrée étaient globalement connues et stables et les délais d’évolution suffisamment importants pour réagir.Opposé à ces hypothèses, l’environnement global d’aujourd’hui est souvent décrit par l’acronyme VUCA (Volatility – Uncertainty – Complexity – Ambiguity), pour sa tendance à changer très rapidement, de façon imprévisible, complexe et parfois sans reproductibilité directe.Pour répondre à tous ces changements, les fichiers Excel sont venus compléter les outils standards. Le MRP donne trop d’alertes et fait des propositions hasardeuses ? Un fichier permettra d’isoler et de corriger la planification. La production doit être lissée lorsqu’elle est exécutée ? Un fichier Excel. Les allocations de stock ne sont pas gérées par l’ERP ? Un fichier Excel. Un nouveau reporting régulier a été demandé par le management ? Un fichier Excel…
Vous l’aurez compris, dans bien des cas, la création d’un tableur assure à court terme le meilleur résultat sur le triptyque agilité-coût-délai. Malheureusement, ces fichiers Excel peuvent rapidement devenir des zones à risque s’ils sont conservés dans les processus de l’entreprise.
Des sources d’erreur et un besoin de maintenance complexe
À ce jour, la grande majorité des entreprises disent utiliser Excel dans leur gestion quotidienne. Cependant, selon une étude (R. Panko, 2008) quasiment 90% des fichiers contiennent au moins une erreur dans une cellule. Et ce nombre d’erreurs est évidemment lié à la complexité du fichier étudié. Si de nombreuses coquilles conduiront « seulement » à du temps perdu (donc de l’argent perdu) pour identifier et corriger l’erreur, quelques exemples montrent des pertes colossales pour des entreprises ne les ayant pas visualisées à temps.
Après les risques d’erreurs, arrive ensuite le problème de la maintenance de ces fichiers. Selon la personne qui a construit le tableur, les Excel sont généralement très différents dans leur structure et nécessitent une continuité de savoir dans l’équipe qui les utilisent. On observe alors souvent, qu’une fois le sachant parti (changement de poste, stage terminé…), le fichier est abandonné et recommencé, ou modifié brique par brique en ajoutant à chaque fois une nouvelle strate de complexité. Les équipes IT internes des entreprises refusent d’ailleurs généralement d’assurer le support de ces fichiers, pour toutes les raisons citées ci-dessus.Enfin, la volumétrie des données disponibles, produites et traitées par chaque entreprise croît de façon très importante. En effet, il est attendu que le volume mondial de données soit multiplié par 3 tous les 5 ans sur les 15 prochaines années. Si ces volumétries ont déjà des impacts sur le temps de traitement des outils standards, ces derniers tournent généralement la nuit. Pour les fichiers Excel, il n’est pas rare d’entendre quelqu’un dire « j’ai lancé la macro, je reviens dans 30 minutes » puis espérer que rien ne plante avant la fin.
En résumé, ces fichiers sont à la fois source de risques et de coûts :
- À court terme (risque d’erreurs ayant une incidence sur le processus et les outputs, perte de temps à l’exécution et non-homogénéité des données utilisées).
- Comme à moyen terme (risque sur la stabilité et l’opérabilité des fichiers, perte de savoir-faire et dépendance à la maintenance).
Derrière chaque fichier se cache une opportunité de développer son business et de stabiliser son activité
Derrière ce constat, la plus grande erreur d’une entreprise n’est pas d’avoir laissé se développer ces fichiers, mais de penser qu’il convient de les pérenniser « faute de mieux » ou « parce que le ROI est trop long pour investir dans un nouvel outil ». En effet, chaque fichier résulte d’une adaptation de l’entreprise pour répondre au business. Ces fichiers devraient ainsi être analysés pour requalifier leur valeur ajoutée et chercher à les stabiliser via des nouveaux outils ou des nouvelles méthodes standards.
Pour assurer la rentabilité de la transformation et sa pertinence vis-à-vis de la situation actuelle, il est important de ne pas foncer tête baissée vers une solution digitale. Le logiciel doit rester l’outil permettant d’exécuter des processus définis, et ceux-ci doivent donc être d’abord challengés, reconstruits et alignés sur les objectifs avant d’aborder l’intégration d’un outil.
L’avantage des nouveaux logiciels spécifiques réside dans leur capacité à venir se raccorder aux systèmes d’information en place, permettant un déploiement et une prise en main rapide pour les utilisateurs. De plus, le développement de ces outils fonctionnant en SaaS (Software as a Service, logiciel accessible en ligne sur des serveurs externes à l’entreprise et maintenu par l’éditeur du logiciel) a également permis aux entreprises d’externaliser le déploiement et la maintenance et donc de faciliter leur mise en place.
La transformation digitale de votre entreprise pourra alors s’opérer en étapes successives, pour cranter les résultats et progressivement remplacer vos fichiers Excel pour sécuriser vos processus.
0. Le prérequis fondamental réside dans la disponibilité et la propreté de vos données, ne négligez pas cette étape qui vous permettra d’accélérer la suite du projet de transformation !
1. Commencez par mettre en place des outils de data visualisation (type PowerBi, Tableau…), ceux-ci permettent d’ajouter de la valeur métier à votre donnée transformée et à améliorer la pertinence de vos tableaux de bord et indicateurs clefs.
2. Continuez par la mise en place d’outils de workflow (type Anaplan, Board…) qui permettent de réunir sur le même espace collaboratif toutes vos analyses (financières, opérationnelles…) et vos prévisions pour vous aider dans vos processus d’aide à la décision.
3. Enfin, l’analyse des fichiers Excel supportant vos processus spécifiques complexes vous orientera vers la mise en place d’outils métiers spécifiques en plug and play. Par exemple, b2wise et la méthodologie Demand Driven associée, Colibri pour le processus S&OP simple et rapide…
Chez Citwell, nous vous accompagnons ainsi sur le processus complet – basé sur 4 phases – permettant d’assurer une transformation digitale réussie : diagnostic de l’existant ; co-construction du processus cible avec les équipes et le management ; aide au choix et à la mise en place d’un nouvel outil ; accompagnement au changement de vos équipes pour s’assurer de la pérennité… et ne plus dépendre des tableurs.
Lucas Meinzel, Consultant Senior Citwell
